Porque está errado só administrar o tempo para alcançar resultados?

Administrar o tempo não garante que os resultados sejam alcançados. Ao longo dos anos, este tema tem atraído a atenção de muitos. Tem os que desejam aprender a administrar o tempo, para melhorar seu desempenho. E tem  os que estudam e oferecem novas fórmulas, com novas ideias e revisando conceitos.

Consideramos que administrar o tempo é tarefa secundária. Primeiro temos que traçar o cenário ideal, no qual você vai usar o seu tempo para conquistar seus objetivos. E depois planejar sua agenda, definindo o prazo para alcançar os melhores resultados.​

Sabemos que o gerenciamento de um projeto é essencial para o sucesso de qualquer empresa, organização ou mesmo individualmente. Existem vários fatores que podem causar atrasos nos projetos, prejudicando-os.

O prazo é uma das causas que mais afetam os projetos. O mau planejamento pode ocasionar insatisfação das partes interessadas, como perda de capital investido e frustração da equipe envolvida. Isso não só em grandes e complexos projetos, como também em projetos pequenos ou em simples tarefas que realizamos no dia a dia.

O atraso nos projetos podem ocorrer por diversos fatores, entre eles podemos citar:

Escopo mal definido – a falta de clareza e a não definição correta dos requisitos.

Falta e/ou má alocação de recursos – orçamento insuficiente de recursos materiais ou para o número de membros da equipe.

Riscos que não foram identificados – toda a equipe deve conhecer bem os detalhes do projeto, pois a falta de conhecimento dificulta a identificação dos cenários positivos e negativos, e maneiras de diminuir cada risco.

Dependência de terceiros – buscar conhecer amplamente os fatores externos, sobre os quais não teremos controle, mas que podem afetar os prazos.

No caso das empresas, uma das tarefas mais importantes é o planejamento das tarefas de toda a equipe. E é muito fácil: você usa algum software de última geração, coloca lá as tarefas, os recursos necessários (pessoas) e o tempo estimado e pronto! O único problema é que 80% dos projetos no mundo inteiro estão com prazos errados. Por que será?

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Mais uma vez temos aqui um visão limitada sobre como entender o que significa administrar o tempo. Não basta estimar o tempo que é ideal para você ou para a empresa. Tem que ser medido o tempo real necessário para a realização da tarefa. A nossa vontade ou necessidade não pode garantir que o tempo será suficiente para alcançar o resultado desejado.

E a mesma coisa funciona para os projetos na nossa vida. Por alguma inspiração, ou pressão externa, a pessoa lista algumas atividades na sua agenda e acha que na data programada vai atingir os objetivos. Simples assim. Mas será que funciona?

Para administrar o tempo de forma eficaz temos que ampliar o conceito de tempo. O tempo não tem vida própria. Ele é apenas um dos elementos que fazem parte de um bom planejamento.

Em primeiro lugar precisamos esclarecer bem alguns conceitos básicos. Para a execução de qualquer tarefa – profissional ou pessoal, da mais simples a mais complexa, temos que ter bem claro e consciente o significado do seguinte tripé: TEMPO, ENERGIA e ESCOLHAS. Cada ítem tem seu conceito próprio, e é necessário que você saiba discernir sobre eles, para que os resultados de sua tarefa sejam alcançados.

​TEMPO – é apenas um elemento estático, imutável, é algo fixo, sempre presente. Ele está sempre lá. O tempo existe e significa apenas o período em que realizamos nossas ações. Você não pode administrar o tempo…ele é sempre o mesmo! Não depende dele o sucesso de nossas tarefas, a conquista de nossos objetivos. Como já foi escrito por muitos poetas: “O tempo não passa, somos nós que passamos por ele.”

ENERGIA – este é o primeiro elemento que precisamos para entrar em ação. Aqui estão presentes todas as nossas emoções, que é a característica principal, que nos define como seres vivos. Para estamos vivos precisamos de vários tipos de energia. E esse é o tópico deste artigo, que vamos aprofundar com você a seguir. Administrar bem nossas energias é um estágio vital para garantir nossa produtividade, e assim chegarmos a conclusão de nossas tarefas com sucesso e satisfação.

​ESCOLHAS – nossas escolhas são tão importantes quanto nossa energia. Seria correto afirmar que elas são duas facetas da mesma moeda. São os dois “motores” que precisam ser acionados quando planejamos algo, quando temos um objetivo em mente, ou um plano para executar. Como já dissemos antes, o tempo é fixo. O que gerenciamos ou administramos, são as escolhas do que vamos fazer com o nosso tempo. Aqui estão alguns aspectos que envolve uma escolha: o quê eu tenho que fazer? como e o quê priorizar? qual é o meu foco? qual é minha meta? qual o prazo? 

No caso das ESCOLHAS, precisamos aprofundar estes conceitos, por isso deixamos esse tópico para desenvolver no próximo artigo, com mais exemplos e técnicas que auxiliam nesta etapa do gerenciamento e administração de suas tarefas.

https://www.esensetreinamentos.com.br/20-dicas-para-uma-delegacao-eficaz/

Por que está errado?

Será que temos que administrar o tempo ou as tarefas? Ou antes disso…as pessoas ?!!

Um planejamento linear de tarefas, considerando que você manterá a mesma produtividade por diversas horas ou dias, só se aplica a máquinas! Teoricamente, as máquinas e os robôs trabalham da mesma maneira linearmente e nós, seres humanos com emoções e as vezes doentes, trabalhamos ciclicamente.

Tudo é cíclico para nós: sono, respiração, a vida e neste caso, a nossa capacidade de produzir.

Então, digamos que você planejou 4 horas de estudo. Serão realmente 4 horas? De qualidade? Ininterruptas? Ou que amanhã você fará tudo aquilo que está na agenda?

Mesmo que você controle as distrações e interrupções, seu nível de foco e energia é cíclico durante o dia e mesmo durante a semana. Você lembra que anos atrás estava na moda o biorritmo? Então, é o mesmo princípio.

Lembrem-se, seus recursos mais valiosos: seu foco e sua energia são cíclicos.

Mesmo que você tenha tempo, se não tiver energia não vai conseguir administrar o tempo de forma produtiva. Vai ficar enrolando…

Como o foco é cíclico?

Vamos pedir ajuda aos universitários aqui. Ou aos professores deles…

Por definição, o ritmo ultradiano é um período recorrente ou um ciclo repetido através de um dia de 24 horas.

O entendimento básico é que nossa mente pode focar em alguma tarefa por 90 -120 minutos. Depois um intervalo de 20-30 minutos, é necessário nos recarregarmos a fim de atingir uma nova alta performance para nossa próxima tarefa. Aqui uma representação do ritmo ultradiano:

E a energia? A energia também por definição, assume a forma de ondas. Vem e vão… Não são lineares.

No coaching de alta performance, é aplicamos o trabalho do pesquisador Tony Schwartz que sugere:

Gerencie sua energia antes de administrar o tempo.

Nós temos basicamente que lidar com 4 tipos de energia durante o nosso dia:

Energia física – Quão saudável e disposto você está?

Energia emocional – Qual é o seu humor? Quão feliz você está?

Se quiser saber mais como o emocional e os relacionamentos influenciam na produtividade, leia o artigo a seguir:

https://esensetreinamentos.com.br/produtividade-passa-por-melhores-relacionamentos

Energia intelectual – Quanto você consegue focar a atenção em algo?

Energia espiritual – Qual é seu propósito e qual sua conexão com ele? 

Ao continuamente ativar e aumentar o seu estoque destas energias, você estará apto a manter um nível de alta performance no seu dia. Leia mais aqui:

 https://esensetreinamentos.com.br/tecnicas-meditacao-alta-performance

Por outro lado, se você estiver desmotivado, por acaso, conseguirá manter a atenção para preparar um relatório ou sequência de reuniões? Se estiver cansado, conseguirá ser paciente e disponível para colegas e clientes? Sendo assim, podemos concluir que só administrar o tempo que temos também não vai adiantar. E por aí vai…

6 dicas para aumentar sua produtividade

1

PLANEJE SEU TEMPO

Planeje seu tempo em intervalos de 90-120 minutos. Use algum tipo de aviso para te lembrar que deve mudar de tarefa. Se quiser saber uma técnica para isto pesquise por Pomodoro (método de gerenciamento de tempo baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental.

2

METAS PARA O DIA

Estabeleça no máximo 3 grandes metas para o dia, que possam ser trabalhadas nos ciclos de 90-120 minutos. Se a meta levar mais tempo, diminua o número de metas para o seu dia.

3

MANTER O FOCO

Seu foco é muito valioso e precisa ser preservado. Elimine as distrações de e-mails, mensagens, interrupções, enquanto você está no seu tempo produtivo. Multitarefa destrói a produtividade.

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4

ROTINAS SAUDÁVEIS

Crie rotinas saudáveis que implementem atividades para aumentar cada uma das 4 energias. Exemplos: 30 minutos de exercícios todos os dias; 10 minutos de meditação a cada 4 horas de trabalho; um pequeno lanche a cada 3 horas.

5

DESCANSO PLANEJADO

Planeje o seu descanso de forma que realmente consiga relaxar. Lembre-se que a energia focada é mais produtiva do que o tempo disponível.

6

CONEXÃO COM O PROPÓSITO

Conecte-se com os seu propósito ao começar o seu dia e assim poderá desenvolver sua energia espiritual. Pela manhã, ao acordar, é o melhor momento para você decidir o seu propósito para o dia. Medite por pelo menos durante 10 minutos, antes de iniciar suas atividades físicas.

Para conhecer mais Técnicas de Meditação para Alta Performance, clique aqui